Gefragt. Geklärt.
Reicht es, die Namen zu entfernen, bevor ich einen Text in eine KI gebe?
Meistens nicht. Ein Name ist selten das, was eine Person erkennbar macht, es ist die Kombination der übrigen Merkmale. Der schnellste Selbsttest dauert zehn Sekunden. Zeig deine Eingabe einer Kollegin und frag, ob sie errät, um wen es geht. Errät sie es, war es keine Anonymisierung.
„Ich habe die Namen rausgenommen, dann ist das doch anonym.” Diesen Satz höre ich in fast jedem Workshop. Er ist der Grund, warum ich das Thema inzwischen nach hinten lege, wenn alle schon etwas gebaut haben.
Dann sitzen die Leute nämlich vor ihrem eigenen Text, und die Frage ist keine theoretische mehr.
Ein Beispiel, das sofort einleuchtet
Du entfernst den Namen aus einer Personalnotiz. Übrig bleibt: „Teamleitung Einkauf, seit 2019 im Haus, drei Kinder, Rückkehr aus der Elternzeit im März.”
Da steht kein Name. Trotzdem weiß jede Person im Unternehmen sofort, um wen es geht. Die Kombination der Merkmale ist eindeutiger, als der Name es je war.
Das ist der Punkt. Ein Name ist nur eine von vielen Möglichkeiten, jemanden erkennbar zu machen, und meistens nicht die stärkste.
Der Selbsttest
Zeig deine Eingabe einer Kollegin und frag, ob sie errät, um wen es geht.
Errät sie es, hast du nicht anonymisiert, sondern nur den Namen weggelassen. Errät sie es nicht, bist du deutlich weiter. Sicher bist du damit noch nicht, aber du hast den häufigsten Fehler ausgeschlossen.
Dieser Test dauert zehn Sekunden und findet mehr als jede Schulung.
Was in der Praxis hilft
Nicht nur entfernen, sondern vergröbern.
Aus „drei Kinder” wird „mit Familie”. Aus „seit 2019” wird „langjährig”. Aus einer konkreten Abteilung wird ein Bereich. Aus „Rückkehr im März” wird „nach einer längeren Abwesenheit”.
Jeder dieser Schritte nimmt ein Merkmal aus der Kombination heraus. Und für die meisten Aufgaben ist die vergröberte Fassung genauso brauchbar, weil es um die Formulierung geht und nicht um die Person.
Die Frage, die noch schneller wirkt
Braucht die Aufgabe den Personenbezug überhaupt?
Bei der Mehrzahl der Aufgaben, die ich in Unternehmen sehe, lautet die Antwort nein. Dann ist der schnellste Weg, die Angaben gar nicht erst hineinzuschreiben, statt sie hinterher mühsam zu entfernen.
Was Werkzeuge können und was nicht
Es gibt Lösungen, die vor der Weitergabe automatisch Personenbezüge ersetzen. Für Standardfälle nehmen sie Arbeit ab, und in größeren Häusern sind sie sinnvoll.
Sie erkennen Namen zuverlässig. Ob die verbleibende Merkmalskombination trotzdem auf eine Person führt, erkennen sie nicht. Der Selbsttest oben bleibt also auch dann noch dein Werkzeug.
Wo meine Zuständigkeit endet
Ob eine bestimmte Verarbeitung in deinem Haus zulässig ist, beurteilt dein Datenschutzbeauftragter. Ich bin keine Juristin und gebe dazu keine Einschätzung ab.
Was ich beitrage, ist die praktische Seite. Welche Aufgaben brauchen überhaupt Personenbezüge, wie formuliert man Eingaben so, dass die Frage sich gar nicht erst stellt, und wie bekommt ein Team ein Gefühl dafür, wo die Schwelle liegt. Genau daran scheitert es in der Praxis nämlich öfter als an der Rechtslage.
Das ist meine Sicht aus der Praxis und keine Rechtsberatung. Ob etwas in deinem Haus zulässig ist, beurteilen dein Datenschutzbeauftragter und, wo es um Berufsrecht geht, deine Kammer.
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